Siamo più o meno a metà del viaggio… Come sta andando? Ti senti più sicuro, sei entusiasta all’idea di scoprire le prossime tappe? Mi auguro di sì, ma più di tutto spero di averti rassicurato, dimostrandoti che sì, organizzare un ricevimento non è certo una cosa da poco, ma farlo al meglio, senza ansie né rischi, è possibile.
Siamo arrivati al momento della vera e propria costruzione dell’evento, alla fase della progettazione effettiva e dettagliata. Nel concreto, adesso occorre prendere concretamente atto di tutto ciò che servirà a rendere speciale il tuo grande giorno e decidere di conseguenza (tenendo d’occhio, come al solito, il budget).
È a questo punto che, in Osiride Ricevimenti, entra in gioco l’esclusiva App di cui ti accennavo al capitolo 4: comodamente da casa è possibile accedere al proprio sito personale e sbizzarrirsi, scegliendo tra le varie opzioni possibili per ogni elemento, dal tipo di menù agli extra.
Ma qui siamo all’interno di un libro, non di una App, e magari mi stai leggendo a chilometri di distanza dal territorio su cui opero… come si fa? Non preoccuparti, voglio elencarti qui
tutte le voci di cui tener conto nel tuo ricevimento e fornirti
qualche spunto di riflessione:

Tema e stile: elegante, informale, divertente, country, marinaresco…? Quale sarà il taglio del tuo evento? Ci sarà un filo rosso che intreccerà l’allestimento, gli accessori, il dress code? Segui il tuo gusto e la tua sensibilità, sono sicuro che farai centro
• Invitati: quanti sono? Considera che, in media, il 10% delle persone declina l’invito per le ragioni più diverse
• Menù: quanti antipasti, quanti primi, quanti secondi? Il cibo è un ingrediente fondamentale… gli dedicheremo un sotto-capitolo a parte!
• Torta: è compresa nel menù del ristorante o del servizio di catering (mi raccomando, anche questa informazione deve essere chiara fin dall’inizio!) oppure coinvolgerai un pasticcere esterno? Chi si occuperà di consegnare il dolce alla sede del ricevimento?
• Decorazioni e scenografie: come saranno i segnatavolo e i segnaposto? E il tableau de mariage (se stai
organizzando un matrimonio!)? Si ispireranno al tema dell’evento? Il ristorante o la location offrono delle proposte interne o potrai occupartene direttamente tu, rivolgendoti a un fornitore esterno (anche questo dovrebbe essere specificato nel contratto)?

•Inviti e grafica: chi li realizza? Riprendono lo stile e i colori che hai scelto per l’evento? Forse hai deciso di prepararli tu stesso, con una grafica semplice e originale? Qualunque sia la tua scelta, ricorda di mandare gli inviti con un buon preavviso (il galateo suggerisce almeno cinquanta giorni prima dell’evento)… Chiedi la conferma entro una certa data e valuta se inserire il “+1”, ovvero dare
la possibilità alle persone single di portare un amico/un’amica
• Bomboniere: sono previste? Le hai già scelte? Chi le consegnerà al posto in cui si svolgerà il ricevimento? Ci sarà una postazione preposta, da decorare secondo lo stile degli altri tavoli? E i confetti? Un piccolo consiglio: fai in modo che le bomboniere e i sacchetti dei confetti non siano “contati”, ma tieni da parte una piccola scorta in caso di auguri e regali da parte di amici e conoscenti inaspettati

•Allestimenti floreali: archi, vasi, addobbi sospesi? Che tipo di allestimento preferisci? Considera che gli spazi da decorare saranno la sala della cerimonia (la chiesa o il Comune), gli esterni del luogo in cui si terrà il ricevimento (il buffet e le zone in cui si svolgerà il servizio fotografico) e la sala (centrotavola ecc.). Prediligi fiori di stagione e del territorio: oltre a essere più economici, non dovranno essere sottoposti a trasporti e modalità di conservazione che rischiano di indebolirli e, soprattutto, rappresenteranno una scelta più consapevole e attenta all’ambiente

• Fotografo e videomaker: è messo a disposizione dal posto oppure no (non dimenticare di verificarlo)? Vi seguirà autonomamente dalla sede della cerimonia al luogo del ricevimento? Lo coinvolgerai solo per una parte della giornata?
• Musica, spettacoli e intrattenimento: playlist su chiavetta USB o musica dal vivo? In quali momenti inserire il giusto sottofondo? Ne parleremo più avanti!
• Disposizione dei tavoli: mettere insieme personalità diverse non è mai semplice… Come ti ho già
detto, meglio evitare le tensioni (per esempio facendo sedere vicini due parenti che hanno litigato e non si parlano da anni…) e prediligere l’affinità, gli interessi comuni, la vicinanza di età. Per aiutarti in questo arduo compito, esistono delle piantine delle sale e mappe dei tavoli cartacee (potrai chiedere al ristorante o alla location) oppure dei simulatori gratuiti on line in cui provare e riprovare fino a trovare la disposizione migliore (che comunque non potrà mai accontentare proprio tutti gli invitati, tienilo a
mente… e non ti preoccupare!)
• Servizi alla persona: abiti, trucco, parrucco… ci sarà occasione per affrontare anche questo discorso!

• Altro: allestimenti luminosi, animazione per i più piccoli… anche di questi aspetti parleremo più diffusamente tra poco!
Un piano dettagliato ti servirà per arrivare ancora più preparato ai successivi incontri con i tuoi consulenti e sarà per loro un utile strumento per venire incontro alle tue esigenze, alle tue richieste, ai tuoi desideri.